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Autogérer son identité numérique, ses actifs numériques et ses biens intellectuels en cas de décès ou d’inaptitude

ObservationsDésormais grand-père, il me fallait réviser mon testament et mon mandat en cas d’inaptitude. Sauf que, cette fois-ci, j’ai découvert que je devais demander à mes éventuels mandataires ou exécuteurs de succession de composer avec l’omniprésence des supports numériques. Voilà qui leur complique leur tâche.

Il y a quelques années seulement, on pouvait aisément retrouver les documents d’une personne inapte ou décédée. Il suffisait de faire systématiquement le tour des différents espaces où elle vivait et travaillait. La nature des documents sautait généralement aux yeux : contrats, factures, correspondances privées, livres, disques, documents professionnels, etc. En l’absence d’instructions précises, on pouvait appliquer certaines coutumes: telles la remise des correspondances privées conservées à leurs auteurs; la distribution des contenus des bibliothèques, discothèques, albums photo ou collections aux proches intéressés; la conservation des documents d’intérêts fiscaux une sizaine d’années avant de les détruire.

Numérisation des actifs

Comme de plus en plus de gens autour de moi, je détiens de moins en moins de documents sur papier ou autre support macroscopique. Déjà, l’essentiel de mes documents se retrouve sous formes numériques : correspondances privées, dossiers, factures, contrats, documents fiscaux, bancaires et comptables; livres, musiques, photos ; documents professionnels; etc.

Ces documents sont enfouis dans divers dispositifs : ordinateurs, disques durs externes, serveurs, clés et microcartes de mémoire, téléphones, lecteurs multimédia. Plusieurs de ces appareils m’appartiennent, mais plusieurs autres appartiennent à des tiers. Un même document peut se retrouver sur plusieurs appareils, certains peut-être à l’autre bout de la planète. Et un même appareil peut contenir simultanément des documents personnels, domestiques, professionnels ou publics.

L’accès aux appareils et la lecture des documents sont souvent protégés par différents noms d’usager, mots de passe, clés de chiffrement. Des codes qui, en principe, doivent être tous distincts et changés régulièrement. Je ne sais pas pour vous, mais dans mon cas le nombre de ces codes grandit semaine après semaine.

Identités numériques

Comme bien d’autres gens, certains pans de mes vies sociale et publique se réalisent désormais sur le web à travers :

  • des médias sociaux (tels Tweeter, Google+; Facebook, LinkedIn, etc.);
  • des sites de diffusion audiovisuelle (Photobucket, Flickr, YouTube, Vimeo, Prezi, iTunes, etc.);
  • des blogues personnels et professionnels gérés sur des sites autonomes ou sur des sites tiers (du type Blogger ou WordPress);
  • des sites web personnels et professionnels;
  • des profils personnels chez sites ou intranets certaines organisations avec lesquelles je travaille;
  • des participations à certains forums de discussion;
  • des profils personnels sur des sites bancaires, de commerces, de firmes de sondages, bibliothèques, etc.

Autres biens intellectuels

En outre, comme de plus en plus d’autres, j’ai publié des articles, livres et contenus audiovisuels. Ce qui simplifie ici la tâche de mes futurs exécuteurs ou mandataires est que j’en ai cédé le plus souvent mes droits d’auteurs (sauf paternité) à des tiers (telles maisons d’édition) ou que j’en ai simplement permis la libre utilisation. Cependant, pour plusieurs individus ces publications sont des actifs qui apportent certains revenus sous forme de droits d’auteurs ou de fréquentation publicitaire. Ils peuvent alors constituer un appréciable patrimoine financier au profit d’héritiers.

Tant de mesures à prendre

En cas de décès ou d’inaptitude, nos proches ou nos mandataires doivent pouvoir informer les gestionnaires de ces sites ou organisations, ou les adhérents aux réseaux. Souvent, il faut fermer des comptes. Dans d’autres cas, les maintenir pour une période prédéterminée ou indéterminée après une mise à jour appropriée (telle une annonce de suspension d’activité ou de décès). Pour certains sites, il pourrait falloir effectuer une sauvegarde et conservation des contenus. Pour d’autres à l’inverse, leur destruction. Dans quelques cas (tels mon site web et mes carnets professionnels), il faudra assurer la continuité de la présence des contenus sur le web : concrètement, maintenir l’hébergement, le nom de domaine et le site ou bien l’archiver le tout sur un autre site.

Or, ces tâches peuvent devoir être accomplies par des personnes très différentes. La personne chargée de clore ma vie financière ne sera pas nécessairement celle qui fermera mes dossiers professionnels, ni celle qui disposera de mes correspondances intimes ou celle qui assurera ma présence définitive en ligne. Car ce ne sont pas les mêmes compétences, connaissances ou relations qui sont nécessaires.

Les moments de disposition peuvent aussi différer grandement. En cas d’inaptitude, il faudra immédiatement assurer les relais professionnels et réorganiser mes finances, mais pas nécessairement disposer de ma correspondance privée, ni fermer toute une série de comptes.

Questions pratiques.

J’ai donc posé à ma notaire les questions suivantes:

  • Pouvez-vous m’indiquer comment rédiger des instructions génériques ou me référer à des guides relativement à la disposition des différents types de documents et comptes?
  • M’indiquer surtout comment assurer que, parmi mes mandataires en cas d’inaptitude ou liquidateurs de succession, la bonne personne désignée ait accès au bon moment qu’aux documents ou comptes liés à sa charge ainsi qu’aux instructions sur comment en disposer ?

Réponses à développer

Ma notaire m’a avoué ne pas avoir de réponse. Même après consultation de ses collègues.

J’ai appelé au service d’information juridique de la Chambre des notaires du Québec. La notaire rejointe a trouvé mes questions très pertinentes et portant sur des enjeux pressants. Cependant, elle m’a affirmé que la Chambre ne disposait d’aucun guide, liste de contrôle, disposition type pour testament ou mandat d’inaptitude, ni de formation spécifique sur ces sujets destinée à ses membres. Elle ne pouvait donc pas m’aider non plus.

Je n’allais certes pas attendre que la profession notariale arrive enfin au XXIe siècle. Manifestement, il me fallait trouver des solutions par moi-même. J’ai fait un appel à tous autour de moi. Josée Plamondon m’a signalé le blogue Death and Digital Legacy d’Adele McAlear. À partir des références de ce dernier, j’ai pu consulter plusieurs sites et documents. Notamment les services recensés sur The Digital Beyond.

De ces lectures, il apparait qu’il n’existe pas encore de solutions complètes, parfaitement fiables et définitives pour la disposition de biens numériques, de l’identité numérique et des propriétés intellectuelles. De nombreuses entreprises offrent divers services en ligne (registres de présence en ligne, envoi de courriels post-mortem, sites commémoratifs). Mais la pérennité de ces entreprises en démarrage est loin d’être assurée. Des institutions comme les ordres professionnels pourraient offrir la tenue de registres personnels ou garantir la relève des registraires et autres services qui cesseraient leurs activités. Cependant, tout est encore à construire ici.

Par ailleurs, à part Archive-It qui est surtout destiné aux organismes publics, il n’y existe pas encore de sites garantissant pour une période indéfinie la conservation en ligne des contenus dans des formats mis à jour. Au plus, on peut parier sur la durée de survie des hébergements offerts par les Google ou WordPress de ce monde.

Produire soi-même son registre

Minimalement, on peut soi-même produire un ou des documents pour maintenir l’inventaire permanent des emplacements où se trouvent :

  • nos actifs numériques ;
  • nos éléments composant notre identité numérique ;
  • nos comptes électroniques commerciaux, administratifs, financiers et autres ;
  • nos propriétés intellectuelles.

Je propose ici une grille d’inventaire qui m’apparait plus exhaustive et efficace que ce qu’offrent actuellement les services commerciaux que j’ai consulté. Un document simple produit dans un traitement de texte suffira. Il s’agit d’inscrire systématiquement les informations suivantes dans un tableau ou des fiches pour chacun des éléments d’actif ou d’identité numériques. Personnellement, je préfère la forme de fiches puisque le nombre d’éléments et la longueur de certaines entrées rendent un tableau trop serré :

  • le nom de l’actif ou élément d’identité ;
  • son ou ses emplacements (nom et adresse, le cas échéant) ;
  • le type de contenus et ses finalités (afin que la personne désignée pour sa disposition puisse bien en comprendre la valeur pour vous et pour d’autres, donc savoir comment en disposer en cas d’instructions devenues inapplicables ou insuffisamment claires et précises) ;
  • les nom d’usager et code d’accès de l’emplacement, le cas échéant;
  • la clé de chiffrement, le cas échéant;
  • les instructions détaillées pour en disposer en cas d’inaptitude, d’une part, et

en cas de décès, d’autre part, notamment :

  • les délais de garde (attention aux exigences contractuelles et légales);
  • l’éventuelle personne responsable du site à contacter et comment;
  • l’éventuel avis à donner ou publier;
  • noms et coordonnées d’autres personnes ressources ou concernées, s’il y a lieu;
  • mode de disposition (destruction, conservation, transfert, copie, livraison à des destinataires);
  • liens vers le mode d’emploi pour la disposition prévue, s’il y a lieu;
  • la personne désignée (identifiée nommément ou par un titre) pour exécuter ces instructions ;
  • toute autre information utile (versions et dates de mise à jour, niveau de complétude de l’inventaire, etc.).

L’idéal est évidemment de maintenir à jour cet inventaire et ces instructions de manière continue. Ce que j’ai commencé à faire dans mon cas. Le fichier de cet inventaire doit être chiffré et conservé sécuritairement en plus d’un endroit. Une de ces copies doit nous être aisément accessible afin qu’il soit aisé de la mettre à jour au fur et à mesure qu’on ouvre ou reconfigure des comptes ou emplacements. Les clés d’accès et de chiffrement doivent être les plus robustes possibles et avec des syntaxes totalement différentes de tous les autres codes que vous utilisez habituellement. N’oubliez jamais que registre est le trousseau de toutes les clés de votre vie numérique et en ligne. Par sécurité, j’ai enfoui, camouflé et chiffré les clés du registre dans un tout autre document et en un emplacement distincts qui ne sont connus, accessibles et reconnaissables que par moi.

Idéalement, dans la présente proposition, les emplacements et la clé de chiffrement de ce registre ne devraient être connus que de vous. Car les modalités d’accès au registre en cas de décès ou d’inaptitude se retrouveront dans un document totalement séparé décrit plus loin.

La production d’un tel inventaire facilite la mémorisation de dizaines de codes d’accès différentes. Elle force aussi à rationaliser notre production numérique et nos présences en ligne.

On se rend vite compte que plusieurs comptes (par exemple, ceux pour notre participation à certains forums de discussion) ne nécessitent aucune instruction de disposition. Ils pourront indéfiniment nous survivre ou s’étendre sans conséquence.

Document d’accès au registre

Le document d’accès au registre est un document distinct du registre lui-même. Il contient des informations sur :

  • les emplacements où se trouvent les copies originales et de sauvegarde du registre d’inventaire ;
  • les clés d’accès et de chiffrement du registre ;
  • des instructions permettant, notamment, de remettre aux bonnes personnes l’accès aux bons emplacements.

Ce document présente l’avantage de pouvoir être changée au besoin indépendamment des dispositions d’un testament, d’un mandat d’inaptitude ou d’un plan de relève.

Ce document sera « scellé » dans une enveloppe papier ou dans un document électronique sécurisé d’une manière ou d’une autre. Il sera confié à la garde d’une tierce personne ou d’une entreprise de confiance (qui ne détiendra jamais le registre d’inventaire lui-même). Comme pour le registre lui-même, la description des modalités devrait être conservée à au moins deux endroits sécuritaires séparés puisque, si vous mourrez, sa perte pourrait entrainer, au pire, la perte définitive des accès aux biens et comptes numériques inventoriés; et dans le meilleur des cas, de longues démarches de récupération des accès.

Testament, mandat d’inaptitude et plan de relève

Compte tenu des détails contenus dans les deux types de documents décrits précédemment, il suffit d’inscrire sommairement dans les testament, mandat d’inaptitude et autre plan de relève:

  • si vous le souhaites, des orientations générales quant à la disposition de vos actifs, éléments d’identité et comptes ;
  • l’existence de votre inventaire de ces biens et éléments d’identité numérique;
  • l’existence d’un document distinct sur modalités d’accès au registre d’inventaire et l’identité de la tierce personne de confiance qui le détient ;
  • la désignation des personnes chargées de la disposition ou l’indication que ces personnes sont désignées dans le document sur les modalités; et
  • les conditions autorisant ou interdisant à la tierce personne de confiance de fournir les modalités d’accès aux personnes désignées.

En attendant mieux

En attendant le développement de services plus fiables, plus simples et mieux intégrés, la présente proposition permet d’autogérer à peu de frais la disposition de son identité et des biens numériques en cas d’inaptitude ou de décès. Elle est probablement perfectible. Alors, n’hésitez pas à partager vos observations ou expériences. Je signalerai les observations de ma notaire et de mes proches ainsi ma propre expérience.

Entretemps, je vous souhaite une bonne, fructueuse et longue vie numérique!

Mises à jour:

La Chambre des notaires abdique la gestion des identités et actifs numériques

La Chambre des notaires rectifie le tir sur la gestion des identités et actifs numériques

 

 



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